Il futuro del procurement è predittivo: come trasformare gli acquisti con la AI

Parte 1

Dall'analisi alle strategie di categoria

Sempre più, nelle attività frenetiche e altamente competitive di oggi, i team di approvvigionamento devono affrontare un'enorme pressione per ottenere risparmi sui costi, gestire i rischi e tenere conto di fattori precedentemente sconosciuti, come le considerazioni ESG.

I metodi di approvvigionamento tradizionali mancano dell'agilità necessaria per stare al passo con le mutevoli dinamiche del mercato. Le attività di acquisto si limitano ad essere reattive. È qui che l'intelligenza artificiale (AI) può fare una differenza significativa. Sfruttando la potenza dell'IA, i team di approvvigionamento possono passare da un procurement reattivo a uno proattivo, prendendo decisioni informate basate su insight basati sui dati. In questo articolo, esploreremo i modi in cui l'IA sta rivoluzionando i processi di acquisto.

Migliorare i processi di approvvigionamento strategico con l'intelligenza artificiale

L'approvvigionamento comporta diverse attività cruciali e l'analisi della spesa è senza dubbio una delle più critiche tra queste. Insieme ai piani di acquisto per il periodo successivo e all'analisi del mercato dei fornitori, l'analisi della spesa costituisce la base della strategia di categoria di approvvigionamento. Tuttavia, il processo tradizionale di analisi della spesa può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori, rendendolo un compito impegnativo per i team di approvvigionamento.

Fortunatamente, players affermati come Sapiens Analytics con sedi a Venezia, Brescia e Piacenza, possono aiutare ad automatizzare questo processo: le soluzioni di apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale sono in grado di analizzare grandi volumi di dati provenienti da fonti etrogenee. Tra queste: dati di spesa storici, contratti esistenti, piani di produzione, statistiche sulle prestazioni dei fornitori e approfondimenti sul mercato dei fornitori.

Le soluzioni AI più avanzate come quella di Sapiens Analytics oggi si avvalgono anche di modelli linguistici generativi (LLM) per eseguire analisi semantiche su documenti contrattuali e corrispondenza con i fornitori. Questi strumenti permettono non solo di estrarre dati numerici, ma anche di cogliere sfumature nei linguaggi usati nei contratti, nei reclami e nei feedback qualitativi.

Analizzando questi dati, le organizzazioni possono identificare modelli di spesa futuri e preparare ipotesi strategiche per la migliore organizzazione delle attività di approvvigionamento. Ciò consente una gestione più efficiente dei costi e una mitigazione proattiva dei rischi, con conseguenti risparmi significativi per l’organizzazione.

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ESG, trasparenza e nuovi parametri decisionali

Se un'organizzazione mira a gestire gli aspetti ESG con la propria base di fornitori l’AI può suggerire l'approccio migliore considerando anche i criteri ESG (Environment, Social e Governance). Ogni pilastro fa riferimento a un insieme specifico di criteri come l'impegno ambientale, il rispetto dei valori aziendali e se un'azienda agisce con accuratezza e trasparenza o meno, ciò può aiutare le organizzazioni a pianificare in anticipo le proprie attività di approvvigionamento.

Questo è particolarmente rilevante alla luce delle nuove normative europee (CSRD) che impongono maggiore trasparenza e tracciabilità lungo tutta la catena del valore.

Costruzione e simulazione della strategia di categoria

Dopo aver condotto un'analisi approfondita e aver raccolto i dati necessari, le soluzioni di IA come quelle realizzate da Sapiens Analytics, possono aiutare a sviluppare la strategia della categoria di approvvigionamento. Sulla base del precedente lavoro analitico, l'intelligenza artificiale può prendere in considerazione un sondaggio di ulteriori fattori importanti, tra cui:

la posizione della categoria sulla matrice Kraljic,
il mix di prodotti all'interno della categoria,
la struttura dei costi di ciascun prodotto,
le valutazioni del rischio,
le preferenze dell'azienda riguardo ai singoli fornitori.
i vantaggi e gli svantaggi del cambio di fornitore.

Dopo aver elaborato queste informazioni, l'IA può suggerire le leve di ottimizzazione da utilizzare per organizzare la spesa e prevedere il risultato.

Le soluzioni di IA per il procurement , realizzate da Sapiens Analytics offrono già simulazioni predittive. Queste funzionalità combinano l’analisi dei dati interni con scenari esterni complessi (come fluttuazioni di materie prime, crisi geopolitiche o nuovi dazi doganali), affinando così la selezione delle leve strategiche più efficaci.

Una volta che la strategia di categoria è stata verificata e messa a punto, il responsabile di categoria è chiamato a confermarla: si tratta di un passaggio importante in base all’approccio human-centered e di AI spiegabile alla base delle soluzioni di Sapiens Analytics. Quindi, l’intelligenza artificiale può continuare a lavorare e strutturare le gare d'appalto in linea con la strategia per poi essere preparate per l'esecuzione.

Se la strategia presuppone l'inclusione di nuovi fornitori nelle gare, l'IA può anche aiutare a identificarli. I preventivi ricevuti da questi fornitori possono quindi essere simulati per determinare dove è probabile che finisca il prezzo, fornendo preziose informazioni al team di approvvigionamento.

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