Come innovare la gestione delle gare d’appalto con l’AI
La partecipazione alle gare d'appalto, pubbliche o private, è un processo cruciale per molte aziende, ma spesso può trasformarsi in un compito estremamente complesso e laborioso. La gestione tradizionale dei bandi è infatti spesso caratterizzata da processi manuali, che possono essere sia dispendiosi in termini di tempo e risorse che soggetti a errori. E questo è vero sia per l’azienda che partecipa al bando singolarmente, come impresa individuale, che per gli operatori che forniscono supporto e coordinamento alle aziende per la partecipazione plurisoggettiva, nella forma di consorzi, associazioni temporanee o reti, raggruppamenti temporanei di imprese o tra professionisti.
La ricerca e selezione dei bandi, la raccolta di documentazione, la compilazione della modulistica richiesta e l'invio delle candidature richiedono precisione, tempestività e rigorosa conformità normativa: in questo contesto, l’utilizzo di strumenti digitali automatizzati e di soluzioni di Intelligenza Artificiale può essere la chiave per ottimizzare e velocizzare il processo di candidatura, migliorare l'efficienza interna dell'organizzazione, minimizzare l’errore umano e aumentare le possibilità di successo.
Gare d’appalto: le complessità da affrontare
Possiamo individuare, nel dettaglio, alcune delle principali problematiche che gli operatori del settore si trovano ad affrontare:
- Numerosità e complessità dei documenti - ogni gara d’appalto prevede la presentazione di un gran numero di documenti: nel caso dei bandi pubblici, visura camerale, certificati antimafia, casellari giudiziali, certificati carichi pendenti degli illeciti amministrativi, DURC, visura camerale e fideiussione provvisoria. Tali documenti possono essere eterogenei e presentare una vasta gamma di formati, dai file di testo ai documenti PDF, dai fogli di calcolo alle immagini. Questa eterogeneità rende difficile la gestione e l'analisi dei dati in essi contenuti.
- Data entry manuale - attualmente, molti soggetti si affidano ancora al data entry manuale per estrarre informazioni dai documenti e inserirle nei modelli digitali. Questo processo è, in tutto l’iter di partecipazione a gare d’appalto, il più laborioso e suscettibile a errori.
- Necessità di analisi avanzate - le imprese hanno bisogno di analizzare i dati delle gare pregresse per migliorare le loro strategie di partecipazione future. Tuttavia, la mancanza di strumenti adeguati per l'analisi dei dati può limitare questa capacità.
Nel settore pubblico, peraltro, è la stessa recente riforma del Codice degli Appalti (D.Lgs. n. 36/2023) a spingere nella direzione di una maggiore digitalizzazione e automazione dei processi: uno dei pilastri della nuova normativa è la gestione delle gare in modalità totalmente telematica, novità che garantisce la massima trasparenza e semplificazione delle gare assicurando l’interoperabilità tra le piattaforme certificate e i servizi infrastrutturali centralizzati.
Gare d’appalto: il ruolo rivoluzionario dell'Intelligenza Artificiale
L'Intelligenza Artificiale offre oggi soluzioni innovative, fino a qualche anno fa semplicemente impensabili, per affrontare le sfide sopra elencate, consentendo alle aziende di ottimizzare il processo di gestione e presentazione dei documenti di gara e migliorare le loro prestazioni complessive. In particolare, la AI può automatizzare anche i processi ripetitivi e le routine più complesse, riducendo i tempi di lavorazione e migliorando l'efficienza complessiva, poiché liberano tempo e risorse preziose e consentono ai team di concentrarsi su attività maggiormente strategiche.
Ovviamente non tutte le soluzioni sono uguali. La sfida concreta è quella di riuscire ad estrarre i dati da una pluralità di fonti, alimentare e modellare correttamente un data lake eterogeneo, identificando un data model sufficientemente flessibile e preciso.
Uno degli aspetti più spinosi e di difficile soluzione è l’estrazione automatica di dati da documenti non strutturati, come testi, immagini e PDF. Ciò riduce la dipendenza dal data entry manuale e accelera il processo di elaborazione dei file stessi. Non tutte le soluzioni oggi disponibili riescono a utilizzare tutti i dati di cui un’azienda dispone, proprio perché molti di essi sono difficili da acquisire, digitalizzare ed interpretare. Questa lacuna si riflette pesantemente sulla qualità della modellizzazione, cioè sul modello di rappresentazione delle informazioni finalizzato sia alla classificazione dei documenti in base al loro tipo e contenuto, sia all’estrazione automatica di informazioni.
Sapiens Analytics: tecnologie all’avanguardia per una gestione degli appalti innovativa
Sapiens Analytics, tra le prime realtà di rilievo nel panorama italiano dell’Intelligenza Artificiale, offre soluzioni all'avanguardia per la gestione dei documenti di gara, in grado di risolvere le criticità specifiche nel settore degli appalti, anche con progetti su misura per le esigenze specifiche di ciascuna azienda.
Gli strumenti impiegati da Sapiens Analytics includono tecnologie di Natural Language Processing avanzate e sofisticate, selezionate e sviluppate per estrarre informazioni utili anche dai dati non strutturati, e un'architettura cloud native in grado di gestire motori “private LLM” e sistemi RAG (Retrieval Augmented Generation) in grado di automatizzare in modo efficiente ed efficace l’acquisizione di grandi volumi di testi ed informazioni, consentendo di supportare l’esecuzione di modelli di deep learning, addestrati su grandi quantità di dati. Tali tecnologie consentono di classificare i dati e riassumere i documenti disponibili in diversi formati, rendendoli disponibili, interrogabili e analizzabili, sia con le consuete tecniche di BI, sia con interfacce basate sul linguaggio naturale.
Ottenendo una base di dati estesa viene migliorato anche l'uso di algoritmi avanzati, con cui l'IA può analizzare i dati delle gare pregresse per identificare modelli e tendenze, aiutando le aziende a formulare strategie più efficaci per le future partecipazioni ai bandi d'appalto.
Per ogni soggetto operante nell’ambito delle gare d’appalto, Sapiens Analytics è in grado di fornire piattaforme altamente performanti per le esigenze specifiche del cliente e alle tipologie di dati gestiti: piattaforme che vantano un back-end basato sulle tecnologie più avanzate disponibili e un frontend chiaro ed intuitivo, che consente agli operatori di accedere facilmente alla struttura del dataset, visualizzare i documenti e estrarre informazioni per il relativo modello di documento necessario per la partecipazione all’appalto. La creazione e la modifica dei modelli sono semiautomatiche: i sistemi sviluppati dall’azienda sono in grado di precompilare i form con i contenuti estratti dai documenti e tracciare le modifiche apportate dagli operatori, e offrono inoltre all’utilizzatore la possibilità di estrarre informazioni, dettagli e statistiche in tempo reale, tramite sessioni di “chat”.
Grazie alle soluzioni sviluppate, i clienti possono agilmente gestire gli storici delle gare pregresse e acquisire in modo dinamico i dati di quelle in corso, modellizzando e parametrizzando le informazioni contenute nelle offerte sottomesse e degli esiti delle valutazioni. Non solo: possono beneficiare di funzionalità avanzate di Business Intelligence e Intelligenza Artificiale a supporto della preparazione di nuove gare.
Ogni soluzione fornita da Sapiens Analytics è altamente flessibile: l’azienda fornisce ai clienti servizi di manutenzione correttiva ed evolutiva, per adattarsi ad ogni nuova sfida nel settore degli appalti attraverso tecnologie sempre più performanti e all’avanguardia. In questo senso, è preziosa la collaborazione continua con la ricerca scientifica di centri universitari d’eccellenza, tra cui l’Università Ca’ Foscari di Venezia e l’Università di Bologna, che permette l’integrazione delle più avanzate frontiere tecnologiche in tema di automazione e Intelligenza Artificiale.
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