Partecipazione a Gare di appalto

L’azienda

Il Cliente è un consorzio che opera nel settore degli appalti, pubblici e privati, inerenti servizi diversificati di facility management (pulizie, assistenza, ecc…). In particolare, nel contesto della risposta a bandi di gara, le aziende consorziate formano partenariati ed hanno supporto e coordinamento da parte del Consorzio, per quanto concerne sia la progettazione, che la sottomissione dei documenti di gara.

La sfida: migliorare il rendimento nella risposta alle gare d’appalto

La necessità è uno strumento di supporto ai processi di gestione di un bando, capace di produrre la migliore offerta possibile nell’ottica di partecipare con successo ad una gara di appalto.

Il Consorzio mette a disposizione team di operatori che svolgono accuratamente un’attività di analisi e revisione delle proposte sottomesse ai bandi di gara,

Il Consorzio vanta complesse strutture tecniche e commerciali interne che prendono in carico tutte le fasi del processo di analisi e risposta al bando, in particolare questo prevede l’organizzazione di compagini selezionate tra i soci consorziati, il coordinamento della progettazione della componente tecnica, lo studio delle offerte commerciali, la raccolta dei documenti amministrativi, il follow-up del bando fino all’esito, l’eventuale gestione di ricorsi ed accessi agli atti, la sottoscrizione ed esecuzione del contratto.

L’attività, svolta ormai da anni, ha permesso la raccolta di un notevole data-base, prettamente di carattere documentale, che il Consorzio vuole sfruttare per migliorare il rendimento in termini di gare vinte, riduzione dell’incidenza di ricorsi e soccorsi istruttori, individuando punti di forza, ambiti di miglioramento ed analizzando le offerte commerciali per definire le offerte migliori bando per bando.

A inizio progetto l’attività veniva svolta con data-entry manuale, usando fogli Excel molto dettagliati e complessi. Il Cliente ha espresso la necessità di nuovi strumenti capaci di migliorare le prestazioni delle analisi ed automatizzare e velocizzare le procedure. La sfida è stata quindi l’applicazione di tecniche di machine learning mirate ad «imparare dal passato» e dallo storico dei bandi, al fine di ottimizzare e migliorare le performance future con sistemi di ottimizzazione e classificazione. 

Metodologia e piano di lavoro

Sapiens Analytics ha messo a disposizione del Consorzio un team multidisciplinare composto da un senior advisor scientifico esperto nel campo del machine learning, un project manager, un senior technical advisor e due sviluppatori. Le attività sono state condotte in stretta collaborazione con il Cliente secondo un piano di attività diviso in 3 fasi:

• FASE I: raccolta del dataset di documenti, analisi e acquisizione della competenza di dominio; sviluppo di una suite di strumenti atti ad acquisire le informazioni chiave in modo automatico e supervisionato dall’utente.

• FASE II: Analisi dati e sviluppo di una dashboard di Business Intelligence

• FASE III: Sviluppo delle componenti di ottimizzazione, classificazione e predizione in I.A.; sviluppo di strumenti di reportistica.

Il risultato è stata l’implementazione di una base-dati complessa e di procedure per l’acquisizione informatizzata dei documenti di gara, degli esiti e di tutte le informazioni legate alla progettazione; l’implementazione di strumenti di Business Intelligence e di Intelligenza Artificiale, in grado di approfondire e rendere più efficiente l’analisi delle performance e dei risultati ottenuti, e di predire parametri, ad esempio prezzi di offerta ottimali, per massimizzare le probabilità di vincita della gara.

Benefici e vantaggi derivanti dalla collaborazione con Sapiens Analytics

Sapiens Analytics ha fornito al cliente una suite di strumenti software atti a:

• Automatizzare, ma in modo supervisionato da operatore, il processo di acquisizione di informazioni dalla base dati documentale di un bando, sopportando dunque la creazione del digital twin del bando stesso.

• Strumenti di analisi BI per la valutazione prestazionale e l’identificazione / monitoraggio di indici KPI.

• Strumenti basati su machine learning per l’ottimizzazione nella composizione delle compagini, nella progettazione dei servizi e nella proposizione commerciale.

I benefici principali immediatamente ottenuti dal Consorzio:

• Per ciascun bando, rapida ed efficace identificazione dei soggetti proponenti, tra i soci potenzialmente interessati ad una specifica tipologia di appalto, di eccellenze e compagini virtuose.

• Identificazione degli ambiti di intervento nella progettazione.

• Supporto IA nella formulazione dell’offerta commerciale sostenibile ottimale

• Riduzione dell’incidenza degli eventi di soccorso istruttorio e di «non conformità», nonché dei relativi costi, grazie ad interventi di formazione mirati a colmare le lacune identificate dai sistemi I.A:

• Miglioramento nelle performances di aggiudicazione di gare di appalto.

  
  

Data la recente chiusura del progetto, i numeri sottostanti si i basano su stime fornite dal modello di previsione.