Come risparmiare sugli acquisti con la AI.

Tornare a far crescere i margini in un’epoca caratterizzata da forte instabilità macroeconomica porta nuove sfide per i CPO. E si spalancano nuove opportunità con l’aiuto delle nuove tecnologie digitali.

Una delle regole empiriche collaudate nella gestione degli acquisti è che ogni intervento per migliorare l’efficienza degli approvvigionamenti produce riduzioni dei costi sempre più piccole. Un fatto ben noto, vero?

La prima volta che viene eseguita un'analisi completa dell'approvvigionamento su una categoria, la riduzione dei costi può essere del 25% o del 30%. Alcuni anni dopo, quando il contratto verrà rinegoziato, il vantaggio risultante sarà probabilmente inferiore perché le possibilità di riduzione sono state messe a frutto al primo intervento. Lo stesso vale per gli interventi successivi. Aggiungete il fatto che i fornitori sono vincolati dalle stesse sfide della catena di approvvigionamento e dell'inflazione dei loro clienti. Di conseguenza, stanno lavorando per mantenere stabili i loro prezzi, con poca capacità di ridurli.

In questo ambiente, sarà più difficile ottenere continue riduzioni dei costi a meno che non vengano apportate modifiche significative al volume o alla tecnologia.

Allo stesso tempo, le aziende si sono abituate ai continui miglioramenti dei costi da parte dei chief procurement officer (CPO). I team esecutivi nel tempo imparano ad aspettarsi "contributi" annuali dall'approvvigionamento. Quindi, mentre segnala iniziative di risparmio, il CPO scopre che le condizioni si stanno via via inasprendo dal lato dei fornitori e questo, a sua volta, rende più difficile continuare a produrre risultati.

Risparmi grazie all'automazione dei processi

Che fare allora?

Nel sondaggio CPO (Chief Procurement Officer) globale del 2021 di Deloitte, i CFO hanno identificato "la promozione dell'efficienza operativa" come la massima priorità per i CPO. E’ stata superata l’opzione "riduzione dei costi", che per la prima volta in 10 anni di sondaggi è stata la seconda nell'elenco.

Quindi, sembra che oggi i CFO riconoscano che il modo tradizionale di ridurre i costi deve essere riconsiderato. I CPO intelligenti ed esperti trarranno vantaggio da questo cambiamento e attiveranno iniziative per aiutarli a ottenere risultati in linea con queste priorità dei CFO.

Se il contenimento dei costi non può venire dai fornitori, potrebbero esserci opportunità significative dal lato del processo, ed è qui che entra in gioco l’automazione con l’Intelligenza Artificiale. Quando non è possibile pagare di meno per i beni e i servizi acquistati, diventa possibile trovare un'opportunità per ridurre i costi nel modo in cui vengono acquistati. In più, oltre a ridurre i costi di processo, qualsiasi risparmio di organico può essere investito nella formazione dei dipendenti esistenti o nell'assunzione di nuovi membri del team, per poi collocarli in posizioni in cui possano lavorare ad attività di approvvigionamento più critiche per l'azienda.

Automazione con Intelligenza Artificiale

Le opportunità per l’Intelligenza Artificiale nel processo di acquisto esistono ovunque le persone svolgono le stesse attività banali e ripetitive come reportistica, inserimento dati, creazione di ordini di acquisto e abbinamento di ricevute e fatture.

Negli ultimi 30 anni, il costo del lavoro è aumentato di oltre il 200%, mentre il costo dei software bot è diminuito. Ciò significa che un'idea di automazione scartata alcuni anni fa perché non economicamente conveniente potrebbe valere la pena di essere esaminata di nuovo. I miglioramenti non devono essere limitati al solo approvvigionamento: tutti i successi e le lezioni apprese possono essere sfruttati per ottenere lo stesso risultato in tutta l'azienda.

AI Drives 'Approvvigionamenti predittivi'

L'acquisto predittivo è un tipo emergente di negoziazione in cui l'intelligenza artificiale (AI) viene utilizzata per analizzare grandi quantità di dati storici e condizioni di mercato e quindi prevedere l’andamento dei prezzi. Particolarmente utile per acquisti non strategici in modo che i professionisti dell'approvvigionamento possano invece concentrarsi su spese critiche o strategiche. Con un maggiore controllo sull'organico, questo è un modo per abbreviare l'intero processo e fare di più con meno risorse.

Identificazione dei fornitori e gestione delle relazioni

L'uso di strumenti basati sull'intelligenza artificiale per aiutare a identificare e valutare potenziali nuovi fornitori è un’ulteriore area di sviluppo della AI nel procurement. Man mano che sono diventati più sofisticati, gli strumenti di intelligenza artificiale possono raccogliere informazioni sui mercati e sulle prestazioni generali di un fornitore, prevedendo la sua probabilità di essere in grado di soddisfare i requisiti previsti.

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